はじめに

電子帳簿保存法で2022年1月から電子取引をした場合のデジタルデータ保存が義務化になっています。
幸い2023年12月末まで猶予期間となっているので、まだ時間があります。

法人から個人事業主まで税金の申告をする方に影響があります。

保存が必要とされるデータ

注文書・請求書・契約書 領収書や決算に関する書類などの国税関係帳簿書類が保存対象となります。

• 電子帳簿等保存(任意)
  • 自分でコンピュータを使用して作成した書類の電子データ保存
• スキャナ保存(任意)
  • 紙で受けとった領収書などをスキャナで読み取り電子データとして保存。
  • 取引から2ヶ月以内に保存が必要
  • 保存後は紙の書類は破棄しても良い。
  • 適切な解像度のカメラをスキャナの代わりとできる。
  • カメラの場合、元の書類サイズが判るようにスケールと一緒に撮るなどが必要。
• 電子取引(義務)
  • 電子取引をした場合のデジタルデータの保存

電子取引が義務化されているので、電子取引データの保存は必須となります。
スキャナ保存は紙の書類の保存が不要になるので導入する利点はあるでしょう。

要件

保存

• タイムスタンプの付与
  • クラウドで保存時刻が確認でき期間内に登録されたことが分かればタイムスタンプの代用とできる。
• 不正が行われないように、訂正や削除の履歴が残る事。または訂正削除ができないようになっていること。

タイムスタンプはkintoneで作成日時、更新日時項目を追加しておけば登録、修正の時刻が記録されるのでクリアー
不正防止はkintoneを使う事で履歴が記録されるのでクリアー

検索

税務職員の要求に素早く対応できるように書類の検索が必要。

• PDFや画像では検索しにくいので検索できるようにする必要がある。
  • 方法としては
    • ファイル名にルール付けして情報を含める。こうするとエクスプローラーやファインダーの検索機能で検索できる。
    • 索引を作る
    • データベースを使用する
• 改訂で検索項目として必要なのは取引日、取引先、取引金額の3つのみとなった

kintoneを使う事で検索できるのでクリアー

その他

• 電子帳簿保存法一問一答 で、「は当該ソフトウェアの取扱説明書等で電子帳簿保存法の要件を満たしているか確認し てください。」という回答があるので、要件を満たしている事を示せる説明書が必要ではないかと思います。

LINE WORKSに業務マニュアルを作れる機能があるので記述していけばクリアー

きっかけ

電子帳簿保存法への対応が必要と思いながらもどうすべきか頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか？

自分も何かシステムを作り上げるか、クラウドサービスを使用するかとか今後どうすべきか考えてました。

それとは関係なく、先日の2022 開発素材LT vol.2で株式会社ジョイゾーのJobocoの説明で「三冠が簡単に狙える！！」というアピールに惹かれて面白そうだなと思って、そのうち試してみようかなくらいのテンションでいました。

戻ってまた電子帳簿保存法への対応どうするかなと繰り返していたのですが、突然JobocoとLINE WORKSとkintoneの組み合わせで解決できるのではと閃きました。

早速登録して試してみて、最初やり方を理解するのに2日程かかりましたが、それからはやりたいことを実現するのにほんの2時間くらいで終わってしまいました。慣れたら10分くらいでできるのではないかと思うほどでした。

やってみて

First Approach

日付の登録や検索で今日や昨日などが使えて便利でした。
今月や今年、指定範囲も対応できるともっと便利になると思います。
対話的にデータを登録していくのが意外と快適でした。

クラウド上でやりとりするので、複数人で作業ができるし履歴に誰が何をしたかが記録されるのでいいですね。
LINE WORKSから登録した場合作成者がAdministoratorになっているので、別途項目を用意して入力する必要があるかもしれません。Jobocoのシナリオ作成時にLINE WORKSのユーザー名が自動的に入るようにできればいいですね。

1点、画像の登録はうまくいきましたが、PDFは受け付けてくれなかったのでそれができると電子帳簿保存として完璧になるかと思います。今はkintoneで直接登録する必要がありました。kintoneで確認する場合もダウンロードしてから開いて確認となるので、その点はJavaScriptとかで頑張ればいいでしょうか？

法律的に要件を満たしていないことがあるかどうか気になることはありますが、このまま実運用ができるほどではないかと思っています。(料金的なところはさておき) 。

Second Approach

First Approachで足りないところを実現するために試しました。

OCR

OCRは便利ですが、必要な箇所の切り出しがうまくいかない時があり、間違いがないか確認しながらになると素直に順番にデータ入力したほうがいつも同じ手順でいいかなという気もします。
書類の種類や日付、金額は精度良く取れていると思います。あと取引先さえうまくいけば…. 他には、PDFは複数ページにまたがってることがありますが、今は最初のページだけを対象としているのでそのための取りこぼしもあると思います。また、書類によって(メールからPDF書き出ししたファイル)PDFからJPGへの変換が失敗(真っ黒になる)する時があり、この場合はお手上げです。

実はYahoo日本語形態素解析を使ってうまく切り出しができないかと試したんですが、日付も3つに分解されて細かく分断されてだめでした。木構造をつくってグループ化させたらうまいこといくかもしれませんが、そこまではできていません。

HEXABASE

データ保存としては遜色ないと思います。kintoneと比べるとデータ編集や表示機能が弱いと思う(違ってたらすみません)のでフロントエンドの作り込みも必要かと思います。

他

LINE WORKS、HEXABASE、Google Vision API は認証周りが大変でした。
あれ、今になってline-bot-api.gemがあるのに気づきました。Google Vision APIもgemはあるのですが、M1 Macのせいかインストールに失敗して独自実装しました。

発展案

発展案は2nd approachで実現しています。

• kintoneのWebhookを使ってクラウド上でOCRをかけて自動的に入力項目を入力できたりすると省力化ができますね。
• 画像ファイルを登録するのでkintoneの容量を圧迫すると思われるので、S3などの外部に保存したりすると安心できそうです。

First Approach

• Jobocoを使ってLINE WORKSとkintoneで対話的に電子帳簿の保存と検索ができます。
• 電子帳簿保存法では取引日、取引先、取引金額での検索が必要とされています。
  • kintoneのフォームでその必要な項目を追加します。
  • 画像記録のためのファイル項目と書類の種別項目も一緒に追加します。
  • タイムスタンプ代わりに作成日時、更新日時も追加します。
• LINE WORKSでBotを作成します。
• Jobocoで登録と検索の2つのシナリオを作ります。
  • とりあえず領収書だけ作りましたが、他の書類も質問で選択する様にすれば充実していくでしょう。

と、ここまで、ほぼJobocoの説明通りで本当に簡単に作ることができました。すごい。

Second Approach

Jobocoからの発展案を実現するためもう一つの取り組みをしました。

• Jobocoの代わりにSinatraで開発しHerokuにDeployしています。
• kintonの代わりにせっかくなのでHEXABASEを使用しました。
  • HEXABASEも履歴が残るので電子帳簿の保存として適していると思います。
  • ファイルはS3に保存しHEXABASEの容量を圧迫しない様にしています。
• LINE WORKSはJobocoの時に作った物の設定を変更し適用しています。
• Google Vision API で書類を読み取りデータ登録前にあらかじめデータ入力します。
  • RMagick(ImageMagick)で登録書類がPDFの場合にjpgに変換しPDFも扱える様にしています。